حدود چهار ماه قبل از اربعین حسینی اعضای اصلی هیئت (مسئول هیئت، هیئت امنا، معاونت های اعزام، هماهنگی استان ها، پشتیبانی، مالی، تاسیسات و مسئول اسکان های کربلا) جلسات خود را با محوریت اربعین و سفرهای هفتگی آغاز کردند . در این جلسات که به طور میانگین هفته ای یکبار برگزار می شد درباره چگونگی اعزام های اربعین و هفتگی و نحوه برگزاری آن صحبت و مشورت می شد .